Vertel ons wat je organiseert. Wij helpen je verder.

Absoluut! Vul ons online contactformulier in en beantwoord een paar korte vragen over je plannen. Op basis daarvan krijgen wij meteen een goed beeld van je evenement en bezorgen we je gericht advies en een oplossing die perfect bij jouw situatie past.

Ons kantoor aan de Capucienenlaan 104 in Aalst is uitsluitend te bezoeken op afspraak. Omdat we als evenementenbedrijf vaak onderweg zijn, plannen we je bezoek graag vooraf in. Zo weet je zeker dat we alle tijd voor je hebben.

Voor korte, praktische vragen kun je ons dagelijks telefonisch of via WhatsApp bereiken tussen 08:30 en 19:30 uur. Heb je een prijsaanvraag of wil je uitgebreid advies? Dan ontvangen we dit bij voorkeur via het contactformulier of per e-mail, zodat we alle gegevens meteen correct kunnen nakijken.

Ja, dat kan zeker. Omdat we flexibel werken, kijken we graag wat er nog beschikbaar is. Neem voor last-minute aanvragen direct telefonisch contact met ons op, zodat we snel kunnen schakelen en de mogelijkheden meteen kunnen bespreken.

Ja, elk advies of elke prijsopgave die je van ons ontvangt is 100% vrijblijvend. We bekijken samen de beste opties voor jouw feest of evenement en jij beslist daarna pas of je met ons in zee gaat.

Heel simpel: PartyDJ is geen klassieke winkel waar er constant iemand achter de toonbank staat. Als evenementenbedrijf zijn we heel vaak de baan op voor leveringen, de opbouw van feestjes, live-events of het ophalen van materiaal.

Door uitsluitend op afspraak te werken voor adviesgesprekken, afhalingen en retouren, vermijden we dat je voor een gesloten deur staat. Zo ben je er 100% zeker van dat er iemand voor je klaarstaat in ons kantoor of magazijn én dat we uitgebreid de tijd kunnen nemen om je te helpen!

Geen paniek, er kan onderweg altijd iets gebeuren! Omdat we met strakke tijdsblokken werken zodat de afhalingen en retouren voor iedereen vlot verlopen, vragen we je wel om ons bij vertraging meteen een seintje te geven via WhatsApp of telefoon op +32 (0)486 963 031.

Dan kijken we direct hoe we je afspraak zo goed mogelijk kunnen verschuiven of herplannen binnen de mogelijkheden van die dag. Zo vermijden we dat je alsnog even moet wachten omdat er ondertussen een volgende klant aan de beurt is.

Tip van het huis: Eén van de meestgemaakte foutjes is dat klanten de reistijd of het inladen van de wagen net iets te optimistisch inschatten. Vertrek dus altijd op tijd!

Zorg voor een volledig lege, propere en gesloten wagen (met neergeklapte achterbank) die ruim genoeg is voor al onze kisten. De laadruimte moet helemaal vrij zijn van vuil, scherpe voorwerpen of bouwmaterialen.

We raden je ook aan om zelf voldoende verhuisdekens en spanriemen mee te nemen. Onze transportkisten zijn stevig, maar hiermee zet je alles écht veilig vast en voorkom je dat er tijdens het rijden krassen of beschadigingen ontstaan aan je wagen of aan onze apparatuur.

Twijfel je of je auto groot genoeg is voor alle transportkisten? Geen probleem! Stuur ons gerust vooraf het merk en type van je wagen door via e-mail of WhatsApp. Wij kennen de afmetingen van onze sets en checken dit met veel plezier vooraf even voor je. Zo vermijden we dat je ter plaatse in het magazijn moet puzzelen of zaken moet achterlaten.

Nee, open aanhangwagens zijn helaas strikt verboden. Onze professionele apparatuur is uiterst gevoelig voor weersinvloeden (zoals een onverwachte plensbui of opvliegend stof), diefstal en transportschade. Daarom mag al het materiaal uitsluitend in een volledig gesloten, droge en propere wagen of bestelwagen vervoerd worden. Veiligheid en kwaliteit voor jouw feest gaan hierbij altijd voorop!

Ja, dat is absoluut mogelijk, maar we vragen wel om dit vooraf even schriftelijk (via e-mail of WhatsApp) aan ons door te geven.

Houd er wel rekening mee dat jij als huurder 100% verantwoordelijk en aansprakelijk blijft voor het materiaal, het transport en het correct naleven van de gemaakte afspraken. Zorg er dus voor dat je hulporganisator of chauffeur goed op de hoogte is van al onze transportregeltjes!

Wij komen het materiaal met veel plezier tot op je feestlocatie leveren en professioneel installeren. De kosten hiervoor hangen af van de afstand tot aan je event en de hoeveelheid materiaal die we meebrengen.

Vraag dit gerust mee aan tijdens je adviesaanvraag. We berekenen dit nauwkeurig en nemen de transport- en installatiekosten altijd volledig transparant op in je offerte. Zo weet je vooraf perfect waar je aan toe bent en kom je achteraf nooit voor verrassingen te staan!

Onze apparatuur staat graag warm en droog. Plaatsing is daarom enkel toegestaan in een wind- en waterdicht gebouw of in een professionele, 100% regendichte feesttent of op een overdekt podium.

De enige uitzondering hierop is apparatuur die specifiek over een geschikte IP-rating (waterdichtheid) beschikt, zoals speciale buitenverlichting.

Twijfel je of jouw tent of buitenlocatie aan de eisen voldoet? Bespreek het vooraf even met ons, zodat we samen kunnen bekijken wat er veilig mogelijk is voor jouw event!

Ja, er moet op het afgesproken tijdstip absoluut iemand aanwezig zijn om ons binnen te laten en de exacte opbouwplek te tonen. Kunnen wij niet direct starten omdat de locatie nog gesloten is, de stroom niet werkt of de contactpersoon te laat is? Dan zijn we helaas genoodzaakt om de verloren tijd als extra werkuren door te rekenen op de eindfactuur. Dat vermijden we natuurlijk liever, dus zorg dat er zeker iemand paraat staat!

Tip bij verhuur zonder bediening:

Huur je de apparatuur zonder technicus of bediener van ons? Dan raden we ten zeerste aan dat de persoon die de installatie tijdens het feest effectief gaat bedienen aanwezig is bij de oplevering. Zo kunnen we ter plaatse een korte uitleg geven over de werking en eventuele vragen direct beantwoorden.

We hebben natuurlijk wat ademruimte en de juiste energie nodig om er een knalfeest van te maken! Om de apparatuur vlot te kunnen opbouwen en de show volledig tot zijn recht te laten komen, kijken we vooraf samen naar de opbouwplek:

• Ruimte om te werken: Onze DJ of technieker staat graag comfortabel te draaien. Reken voor een standaardopstelling op een vrije plek van minstens 4,50 meter breed en 2 meter diep. Zorg ook voor wat extra ruimte rondom, zodat we onze grote transportkisten (flightcases) vlot kunnen openen en uitpakken.​
• Een stevige ondergrond: De vloer moet 100% horizontaal, vlak en stabiel zijn. Geen wiebelende planken of scheve ondergronden dus! Dat is niet alleen belangrijk zodat de platen van de DJ niet overslaan, maar vooral zodat onze zware lichtstatieven rotsvast en veilig blijven staan..
• Kijk omhoog (let op bij tenten!): Voor een lichtbrug of hoge statieven met verlichting hebben we een vrije hoogte van minstens 2,50 meter nodig. Let hierbij extra op als je werkt met een tent waarbij je enkel de DJ overdekt opstelt, terwijl het feestvolk in openlucht staat. De doorloophoogte aan de rand van de tent is vaak veel lager dan in de nok. Onze luidsprekers en de lichtbrug moeten echter hoog genoeg kunnen staan om ook het achterste publiek probleemloos te bereiken. Hou ook altijd rekening met laaghangende balken, doeken of kroonluchters!!
• Handen thuis (veiligheidsbuffer): Feestende gasten durven al eens enthousiast te worden. Zeker bij publieke events of wanneer we special effects gebruiken (zoals CO2, vuur of confetti), moet er een veilige buffer of afscherming zijn tussen de dansvloer en onze installatie. Zo struikelt er niemand over een kabel en stoot er niemand per ongeluk de dj-booth omver.
• Géén stroom met de frigo's: We hebben een stabiel, geaard stopcontact nodig op maximaal 5 meter van de techniek of discobar. Zorg dat onze stroomgroep niet op dezelfde zekering zit als de koelapparatuur of ovens van de traiteur, anders kan de muziek halverwege de avond onverwacht uitvallen en dat houdt de dansvloer natuurlijk meteen op.
• Let op met stroomgeneratoren: Maak je gebruik van een stroomaggregaat of generator? Dat horen we steeds heel graag vooraf! Dergelijke toestellen moeten namelijk verplicht een stabiele stroom afleveren (voorzien van een AVR-spanningsregelaar om piekspanningen te vermijden die onze gevoelige apparatuur kunnen beschadigen) en ze moeten geluidsgedempt zijn. Zo blijft de sfeer top en hoort niemand een ronkende motor op de achtergrond!

Om ervoor te zorgen dat onze levering vlot, veilig en zonder stress verloopt, vragen we je om vooraf even te checken of de locatie aan deze logistieke voorwaarden voldoet:

• Bereikbaarheid: Onze bestelwagen moet maximaal tot op ongeveer 20 meter van de feestlocatie kunnen parkeren om te laden en te lossen.
• Vlotte toegangsweg: De weg van de bestelwagen naar de opbouwplek moet volledig vlak en verhard zijn (dus geen gras, zand, aarde of grind). We rollen namelijk met zware flightcases en kleine transportwagentjes. Een stabiele ondergrond voorkomt kapotte wieltjes, valpartijen of gevaarlijke situaties voor jouw locatie en ons materiaal. Leg indien nodig vooraf gerust wat rijplaten klaar!
• Doorgangen & deuren: Zorg dat alle doorgangen, deuren en poorten vooraf volledig vrijgemaakt zijn. Ze moeten minstens 1 meter breed en volledig trapvrij zijn, met drempels van maximaal 2 cm hoog.
• Trappen & verdiepingen: Onze leveringen gebeuren standaard uitsluitend op het gelijkvloers. Het manueel een trap op- of afsleuren van loodzware flightcases en geluidsboxen is helaas niet toegestaan voor onze crew (onze ruggen danken u!). Zijn er toch trappen of treden op de route? Geen probleem, maar geef ons dit wel vooraf door bij je aanvraag. Dan zoeken we samen naar een oplossing, zoals een hellend vlak of het inplannen van extra mankracht tegen een logistieke meerprijs. Staan we ter plaatse onverwacht voor een trap die niet gemeld was? Dan kunnen we de veiligheid niet garanderen en moeten we de levering helaas stopzetten, met de normale annuleringskosten van dien. Dat vermijden we natuurlijk liever allebei, dus praat er vooraf even met ons over!
• Liften: Moet het materiaal naar een andere verdieping via een lift? Meet de lift vooraf even goed op, zodat we ter plaatse niet vastlopen of vertraging oplopen. Of erger nog: dat we ter plaatse moeten vaststellen dat de levering niet kan doorgaan omdat onze kisten simpelweg niet in de lift passen.​
• Draaicirkel & bochten: Houd er over de hele route (gangen, hoeken, deuren én eventuele liften) rekening mee dat onze transportkisten een grote draaicirkel kunnen hebben.

Als organisator ben jij volledig verantwoordelijk voor de parkeersituatie en de nodige vergunningen. Om alles vlot te laten verlopen, vragen we je rekening te houden met het volgende:

• Parkeren: Er moet tijdens de levering, de opbouw én de afbraak een reglementaire parkeerplaats voor onze bestelwagen direct bij de locatie vrijgehouden worden. Maak je gebruik van een parkeergarage om te laden of te lossen? Check dan vooraf of de doorrijhoogte minimaal 2,10 meter is. Eventuele parkeerkosten, retributies of boetes die ontstaan door een onduidelijke of niet-reglementaire parkeersituatie worden achteraf integraal doorgerekend.
• Vergunningen & autovrije zones: Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig regelen van de juiste vergunningen of toegangscodes bij autovrije zones, milieuzones of specifieke venstertijden. Zo kan ons werkvoertuig vlot ter plaatse geraken en parkeren. Indien er bij aankomst geen geldige documenten of vergunningen aanwezig zijn en we de locatie niet kunnen bereiken, zijn we helaas genoodzaakt de opdracht te annuleren conform onze standaard annuleringstarieven.

Veiligheid staat bij ons altijd op de allereerste plaats. Als de locatie bij aankomst niet wind- en waterdicht blijkt (geen vast gebouw of geen professionele, regendichte tent), onveilig is of ongeschikt blijkt voor onze apparatuur (vooral bij special effects), hebben wij het absolute recht om de opbouw te weigeren of direct stil te leggen.

Dit recht geldt trouwens ook wanneer de openbare orde in het gedrang komt, er overmatige geluidsoverlast dreigt omdat de juiste geluidsvergunningen ontbreken (of omdat de lokale dB-limieten niet nageleefd worden), of wanneer er andere wettelijk verplichte documenten ontbreken.

In al deze situaties spreken we helaas van overmacht of contractbreuk, waardoor er geen enkel recht is op een terugbetaling, annulering of enige vorm van schadeloosstelling. We gaan er natuurlijk vanuit dat het zover nooit hoeft te komen, dus laat ons bij twijfel vooraf even samen alles overlopen!

Op onze website vind je onder elk verhuuritem duidelijke beschrijvingen, instructies, foto's en video's. Zoek eenvoudig het door jou gehuurde toestel op en klik op het PDF-linkje onder de productbenaming om direct de volledige handleiding te openen. Zo kun je de installatie en functies ter plaatse stap voor stap opvolgen.

Voor al onze verbruiksvloeistoffen (zoals rookvloeistof, sneeuwvloeistof, schuimvloeistof en bellenvloeistof) kun je de officiële veiligheidsfiches (SDS) downloaden op onze website. Je vindt deze, net als de handleidingen, als PDF-icoontje direct onder de productbenaming van het desbetreffende toestel of product.

Bij het afhalen in ons magazijn in Erondegem zorgen we ervoor dat je materiaal netjes klaarstaat. We geven je altijd graag een woordje uitleg bij de afhaling; begrijpelijk voor een leek, maar met net genoeg technisch inzicht om er direct mee aan de slag te gaan. Veel van ons materiaal is bovendien écht plug-and-play, waardoor de opstart in de meeste gevallen vlot verloopt.

Daarnaast vind je op onze website bij elk product een digitale handleiding in PDF-formaat die je stap voor stap op weg helpt.

Voor complexere setups waarbij toch wat meer basiservaring gewenst is, raden we echter ten zeerste aan om gebruik te maken van onze plaatsingsservice. Zo ben je volledig ontzorgd, start je feest gegarandeerd zonder stress en loop je zelf geen enkel risico op transportschade of schade door een foutieve op- of afbouw.

Loop je ergens tegenaan of werkt er iets niet zoals verwacht? Bel ons gerust vóór de aanvang van je evenement. In de meeste gevallen kunnen we je telefonisch direct verder helpen om het probleem meteen op te lossen.

We raden onze klanten daarom ook altijd aan om ruim op tijd aan de opbouw te beginnen en alle apparatuur meteen te testen. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan of onduidelijk zijn, dan geeft dit zowel jou als ons voldoende ademruimte om snel te reageren en het probleem tijdig te verhelpen voordat je eerste gasten arriveren!

Je kunt ons voor technische hulp bij de opbouw telefonisch bereiken binnen onze normale bereikbaarheidsuren van 08:30 tot 19:30 uur, uiteraard ook tijdens het weekend.

Voor zeer dringende noodgevallen (zoals stormschade, het plotseling volledig stilvallen van de hoofdinstallatie of acute veiligheidsrisico's) vallen we buiten deze uren natuurlijk niet volledig weg en blijven we ook 's nachts telefonisch stand-by.

Voor gewone vragen over de instellingen of functies van de apparatuur helpen we je de volgende ochtend vanaf 08:30 uur direct weer op weg!

Onze complete DJ-show is een zorgeloos totaalconcept voor jouw feest. Dit omvat een professionele DJ, een krachtige geluidsinstallatie afgestemd op het aantal gasten, en een sfeervolle lichtshow op maat van je locatie. Wij zorgen voor de volledige opbouw, het afbreken en een vlekkeloze muzikale avond.

Absoluut! Jouw feest, jouw muziek. Tijdens de voorbereiding bespreken we jullie muzikale voorkeuren, favoriete genres en eventuele 'do not play'-nummers. Ook verzoeknummers van gasten tijdens de avond zelf zijn bespreekbaar, mits ze binnen de afgesproken sfeer van het feest passen.

Kort gezegd: voor het gebruik van het materiaal ligt de verantwoordelijkheid bij de huurder, maar we nuanceren dit graag naargelang de formule die je kiest:

• Veilig gebruik: PartyDJ is niet aansprakelijk voor ongevallen, lichamelijke letsels of materiële schade door foutief of onvoorzichtig gebruik van de apparatuur (ook niet als dit door je gasten gebeurt). In onze handleidingen leggen we gelukkig haarfijn uit hoe alles veilig werkt, zodat je zonder zorgen kunt feesten.
• Als wij transport, op- en afbouw doen: Geen stress, voor schade tijdens de rit of tijdens de installatie of gebruik door onze eigen diensten ben jij uiteraard niet verantwoordelijk.
• Zodra het materiaal ter plaatse is (of bij zelf afhalen): Vanaf het moment dat het materiaal in ons magazijn wordt meegegeven of door ons op je locatie wordt afgeleverd, ben jij als organisator verantwoordelijk. Ook als onze eigen DJ draait, moet de apparatuur op de locatie veilig staan en beschermd zijn tegen diefstal, vandalisme, stroompieken, vocht of het weer.
• Onze BA-verzekering: Richt een van onze techniekers per ongeluk schade aan je locatie aan, of is er een technisch defect aan onze eigen draaiende apparatuur waardoor er schade aan derden ontstaat? Dan lost onze verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) dit netjes voor je op.
• Jouw verzekering: Het staat je als klant natuurlijk altijd vrij om je eigen (evenementen)verzekering aan te spreken mocht je te maken krijgen met schade waarvoor je verantwoordelijk bent. Houd er wel rekening mee dat wij jou steeds de reële herstel- of vervangfactuur presenteren op basis van de werkelijke schade. Wij zijn dus niet gebonden aan het akkoord of het bedrag dat jouw verzekeraar eventueel beslist uit te betalen.

Kan je feest onverhoopt toch niet doorgaan? Dat vinden we heel jammer om te horen! Laat het ons in dat geval zo snel mogelijk schriftelijk weten via e-mail.

Omdat wij gereserveerde materialen en crew niet meer aan anderen kunnen verhuren, werken we met een eerlijke vergoeding voor de annuleringskosten. Dit is een percentage van het totale offertebedrag:

• 100% als je annuleert op de dag zelf of de dag voordien.
• 75% bij een annulering tussen 2 en 14 kalenderdagen voor je evenement.
• 50% bij een annulering tussen 15 kalenderdagen en 1 maand voor de datum.
• 25% als je er vroeg bij bent en meer dan 1 maand vooraf annuleert.

Je vindt deze afspraken ook altijd overzichtelijk terug in de algemene  en bijzondere voorwaarden die we meesturen met je offerte of boekingsbevestiging. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.